APERTURA DE NEGOCIOS

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El sueño de muchos.

En Puerto Rico el 81% de los establecimientos siguen operando al cumplir su primer año (promedio de 2006 a 2017), el 61% están abiertos después de 3 años, el 49% sobreviven 5 años y el 32% alcanzan al menos 10 años de operaciones. Estas tasas son muy parecidas a las observadas en Estados Unidos. (Según el informe realizado por la Universidad de Puerto Rico en Septiembre 2022 titulado, Panorama de la Actividad Emprendedora en Puerto Rico.)

Nos educan para ser empleados en las ramas que sean. ¿Qué pasa cuando nos toca ser propio jefe o liderar nuestro propio proyecto?

Talentos vs Estrategias laborales

Historia del Barista:

Les contaré cómo un gran barista, decide emprender, fracasa y se reinventa. Este gran barista exitoso en un Coffee Shop muy popular, era buscado por cada cliente que prefería que fuera él quien preparara su café favorito. Notando el auge que tenía como barista y en vista que colaboraba con el inventario, distribución de empleados y otras tareas, comenzó a divagar la idea de abrir su propia tienda de Café. Un buen día, renunció al lugar al cual laboró por 15 años y con sus ahorros, emprendió abriendo su propio Coffee Shop y con la ayuda de una empleada a cargo de servicio al cliente y cobrar se encargó de su tienda. El auge fue grande. Le siguieron clientes y se regó la voz que un espectacular barista abrió su propio Coffee Shop.

No daba abasto. La demanda de clientes, el solo preparando las bebidas y la empleada no fueron suficientes, para también llevar las cuentas, limpieza del lugar, inventario, compras, acuerdos con suplidores, nómina, responsabilidades del negocio, manejo de redes y mucho más. Tuvo que contratar personal y un barista que le asistiera. Por dos años le toco ser gerente/dueño y menos barista. Lo que realmente lo fue agotando y hastiando. Luego de tres años de su gran apertura, cerró.

Del fracaso al éxito.

Luego de estar fuera un año y sentir ese deseo reprimido de volver a ser barista, decide buscar como "volver al ruedo" sin dejar de ser barista y serlo por cuenta propia. Muchas puertas fueron cerradas. Y otros tantos, le dijeron que tenia que volver a ser un empleado.

Fueron muchos seminarios, reuniones y cursos online a los que asistió y se preparó. En uno de esos nos encontramos. Me presentó su historia. Hablamos, nos surgió una lluvia de ideas. Pero, ¿saben que fue lo más increíble? Que el proyecto que resurgió no es una novedad para ninguno de ustedes. Sin embargo, nadie le sugirió o recomendó esa idea de negocio. ¿Por qué? Porque las personas no lo veían empresario, ni el mismo. Lo veían como un experto barista, incluyéndose el mismo.

El reinventarse

Nuestro gran barista, creo su proyecto de Café sobre ruedas y va a eventos, cumpleaños, actividades sociales, entre otras a llevar su café y variantes.

AHORA: hablemos de procedimientos antes de la apertura.

No de pasos a la ligera.

Una apertura de negocios es un comienzo de la estructura legal de tu negocio, ya sea como DBA, organización, corporación, corporación de responsabilidad limitada (LLC), cooperativa, socios u otras.

Para tener un negocio legal en Puerto Rico no es necesario que cree una corporación. Para conocer cuál es la estructura que se ajusta a su modelo de negocio, las responsabilidades contributivas, roles y responsabilidades, es importante que se instruya. Nosotros los consultores estamos capacitados para presentarle los panoramas correctos.

IMPORTACIA DE ESTABLECER UNA ESTRUCTURA LEGAL

Crear una estructura legal sólida es un paso crucial para cualquier empresario en Puerto Rico que busque establecer, proteger y escalar su negocio. Esta decisión no solo tiene implicaciones legales, sino también fiscales, operativas y estratégicas que pueden afectar el éxito a largo plazo de la empresa. Aquí algunos puntos clave para destacar como consultor de negocios:

1. Protección Legal

Limitación de Responsabilidad Personal: Formar una entidad como una corporación o una LLC (Limited Liability Company) separa los bienes personales de las obligaciones del negocio. Esto protege al empresario en caso de demandas o deudas empresariales.
Cumplimiento Normativo: Establecer una estructura legal asegura que el negocio opere dentro del marco de las leyes locales y federales, evitando multas y problemas legales.

2. Beneficios Fiscales

Incentivos y Exenciones: Puerto Rico ofrece beneficios fiscales específicos según el tipo de negocio y su estructura, como los incentivos bajo la Ley 60 (antigua Ley 20/22) para exportación de servicios y actividades industriales.
Optimización Tributaria: Dependiendo de la estructura (e.g., DBA, corporación, LLC), las obligaciones fiscales y los beneficios pueden variar, permitiendo maximizar las ganancias después de impuestos.

3. Credibilidad y Profesionalismo

Mayor Confianza de Clientes e Inversionistas: Una estructura legal formal genera confianza entre clientes, proveedores e inversionistas, proyectando seriedad y compromiso con el negocio.
Acceso a Financiamiento: Instituciones financieras prefieren trabajar con empresas legalmente estructuradas, ya que esto reduce el riesgo de otorgar financiamiento.

4. Crecimiento y Escalabilidad

Facilidad para Contratar Personal: Las empresas con una estructura legal establecida pueden contratar empleados de manera formal, ofreciendo beneficios y cumpliendo con regulaciones laborales.
Expansión Global: Tener una base legal permite que el negocio escale más fácilmente y establezca operaciones fuera de Puerto Rico.

5. Elección Correcta de Estructura

Es importante que el empresario elija la estructura que mejor se ajuste a su modelo de negocio y metas futuras:

DBA (Doing Business As): Ideal para negocios pequeños y simples, aunque no protege los bienes personales.
Corporación (Corp): Excelente para empresas con múltiples accionistas y planes de expansión.
LLC: Combina flexibilidad fiscal y protección de activos personales.
Sin Fines de Lucro: Para organizaciones con propósitos benéficos o comunitarios.

Establecer una estructura legal no es solo un requisito administrativo, sino una inversión en la estabilidad y el éxito a largo plazo del negocio. Como consultor, puedo guiar a los empresarios a identificar la opción más adecuada y a completar los pasos necesarios, desde la incorporación hasta la obtención de licencias y permisos requeridos en Puerto Rico.

No se trata solo de abrir un negocio, sino de hacerlo sostenible y estable.

La mayoría de los pequeños empresarios no gustan de leer, ni de escribir. Las grandes empresas tienen planes estratégicos que incluyen estrategias de marketing, recurso humano, finanzas y otras.

Un negocio sostenible y estable requiere una combinación de elementos estratégicos, operativos, y financieros que aseguren su funcionamiento a largo plazo, minimizando riesgos y maximizando oportunidades. A continuación, se destacan los aspectos clave que todo negocio debe tener para alcanzar sostenibilidad y estabilidad:

1. Planificación Estratégica

Visión y Misión Claras: Una declaración bien definida de la razón de ser del negocio y sus objetivos a largo plazo.
Metas SMART: Objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.
Adaptabilidad: Capacidad para pivotar y ajustarse a cambios en el mercado o en las preferencias de los clientes.

2. Base Financiera Sólida

Control de Costos: Mantener los gastos bajo control y evaluar continuamente la eficiencia operativa.
Flujo de Efectivo Positivo: Garantizar que los ingresos superen consistentemente los gastos.
Diversificación de Ingresos: No depender de una sola fuente de ingresos para reducir riesgos.
Acceso a Financiamiento: Contar con líneas de crédito o ahorros para enfrentar emergencias.

3. Operaciones Eficientes

Estandarización de Procesos: Documentar y optimizar los procesos clave para garantizar consistencia y calidad.
Gestión del Tiempo: Utilizar herramientas de planificación para maximizar la productividad.
Inversión en Tecnología: Automatizar tareas repetitivas y utilizar software que mejore la eficiencia operativa.

4. Diferenciación y Propuesta de Valor

Producto o Servicio Único: Ofrecer algo que realmente resuelva un problema o satisfaga una necesidad.
Calidad Constante: Mantener altos estándares que generen confianza y fidelidad.
Retroalimentación del Cliente: Escuchar y adaptarse a las opiniones de los consumidores.

5. Marketing Estratégico

Presencia en Línea: Contar con una página web profesional, redes sociales activas y estrategias de SEO.
Estrategia de Marca Sólida: Crear una identidad reconocible que conecte emocionalmente con los clientes.
Campañas Consistentes: Utilizar marketing digital y tradicional para llegar a la audiencia objetivo de manera efectiva.

6. Gestión del Talento

Equipo Capacitado y Motivado: Contratar personas alineadas con la visión del negocio y ofrecerles oportunidades de crecimiento.
Cultura Organizacional Positiva: Crear un ambiente de trabajo que fomente el compromiso y la innovación.
Evaluación Continua del Desempeño: Medir resultados individuales y del equipo para mejorar continuamente.

7. Compromiso con la Sostenibilidad Ambiental y Social

Prácticas Verdes: Reducir el impacto ambiental adoptando políticas de reciclaje, ahorro energético y reducción de residuos.
Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Contribuir al bienestar de la comunidad local o apoyar causas sociales.

8. Cumplimiento Legal y Ético

Registros y Permisos al Día: Operar dentro del marco legal aplicable a la industria.
Transparencia: Ser ético en las transacciones y mantener relaciones positivas con clientes, empleados y socios.
Seguro Empresarial: Proteger el negocio de imprevistos como daños o demandas.

9. Innovación Continua

Investigación y Desarrollo: Estar al tanto de las tendencias de la industria para innovar y mantenerse competitivo.
Capacitación Regular: Actualizarse en nuevas tecnologías y prácticas empresariales.
Feedback Interno: Fomentar ideas creativas dentro del equipo.

10. Relaciones Sólidas

Conexión con Clientes: Construir relaciones a largo plazo mediante un excelente servicio al cliente.
Red de Contactos: Establecer alianzas estratégicas con proveedores, socios e instituciones clave.
Fidelización: Implementar programas de recompensas o estrategias de retención para clientes recurrentes.

Para que un negocio sea sostenible y estable, debe mantener un balance entre estrategia, ejecución y adaptabilidad, apoyado por una base financiera sólida y un equipo comprometido.

APERTURA DE NEGOCIO

¡Abrir un negocio es un momento emocionante y transformador! Sin embargo, requiere planificación, organización y ejecución estratégica para garantizar un inicio exitoso y sostenible. A continuación, te comparto los pasos esenciales para una apertura de negocios y cómo preparar un gran "Grand Opening" que deje huella entre tus clientes.

1. Planificación de la Apertura del Negocio

Paso 1: Define tu Idea de Negocio

Identifica un problema o necesidad en el mercado.
Crea una propuesta de valor única que destaque frente a la competencia.
Investiga a tus potenciales clientes y sus preferencias.

Paso 2: Diseña tu Plan de Negocios

Incluye objetivos claros, análisis de mercado, estructura operativa, proyección financiera y estrategias de mercadeo.
Esto te servirá como guía y también para buscar financiamiento si es necesario.

Paso 3: Selecciona tu Estructura Legal

Decide si operarás como DBA, LLC, corporación u otra estructura que se ajuste a tus necesidades.
Registra el nombre de tu negocio en el Departamento de Estado de Puerto Rico.
Obtén un número de seguro social patronal (EIN) del IRS.

Paso 4: Obtén Permisos y Licencias

Solicita los permisos necesarios, como el Certificado de Registro de Comerciante (SURI), Permiso Único, Patente Municipal, seguros, según aplique.
Asegúrate de cumplir con los requisitos específicos de tu industria.

Paso 5: Establece tu Ubicación

Si es una tienda física, selecciona un espacio estratégico y funcional.
Si es un negocio en línea, asegura que tu página web esté optimizada y lista para recibir clientes.

Paso 6: Prepara tus Finanzas

Abre una cuenta bancaria comercial.
Establece un sistema de contabilidad o utiliza herramientas como QuickBooks para mantener tus finanzas organizadas.
Asegura un flujo de efectivo adecuado para cubrir gastos iniciales y operativos.

Paso 7: Contrata a tu Equipo

Encuentra personal capacitado que comparta tu visión.
Proporciona entrenamiento para asegurar un servicio excepcional desde el día uno.

2. Estrategia para un Gran Opening Exitoso

Un "Grand Opening" no solo celebra el inicio de tu negocio, sino que es tu oportunidad para causar una excelente primera impresión y atraer clientes desde el principio.

Planificación del Evento

Fecha y Hora: Escoge un día que sea conveniente para tu audiencia, como fines de semana o después del horario laboral.
Presupuesto: Define cuánto puedes gastar en decoración, promoción, actividades y regalos.
Temática: Diseña un evento alineado con la identidad de tu marca.

Promoción del Evento

Redes Sociales: Publica anuncios, crea un evento en Facebook e invita a tu comunidad.
Prensa Local: Envíales comunicados a medios y blogs para generar expectativa.
Ofertas Especiales: Anuncia promociones exclusivas, descuentos o regalos para los primeros clientes.
Colaboradores: Trabaja con influencers o negocios locales para atraer más personas.

Actividades para el Día del Gran Opening

Corte de Cinta: Un momento simbólico que marca el inicio oficial de tu negocio.
Muestras Gratis: Permite a los asistentes probar tus productos o servicios.
Entretenimiento: Contrata música en vivo, DJ o animadores para generar un ambiente festivo.
Sorteos: Organiza rifas o concursos para incentivar la participación.
Networking: Aprovecha la oportunidad para conectar con clientes, aliados y líderes comunitarios.

Preparativos en el Negocio

Asegúrate de que todo esté en perfecto estado: inventario, decoración y señalización.
Entrena a tu equipo para ofrecer una experiencia excepcional durante el evento.
Ten un plan para manejar grandes multitudes, como un sistema de filas o reservaciones.

3. El Día Después: Mantener la Inercia

Seguimiento a Clientes: Recoge información de contacto de los asistentes y envíales correos de agradecimiento o promociones futuras.
Evalúa el Evento: Revisa qué funcionó bien y qué puedes mejorar para próximos eventos.
Mantén la Promoción Activa: Publica fotos y videos del evento en tus redes para seguir atrayendo atención.

Abrir un negocio y celebrarlo con un gran opening no es solo un evento; es la oportunidad de lanzar tu marca al mercado con impacto, generar interés y comenzar a construir relaciones sólidas con tus clientes. Con planificación estratégica y creatividad, puedes asegurar que tu negocio arranque con fuerza y genere un impacto positivo desde el día uno.